Arquivo da categoria: Produtividade

Insights essenciais sobre produtividade, adquiridos por meio da experiência do dia a dia e relacionados com as teorias mais modernas sobre o tema. Confira!

Diagnóstico Empresarial – Vá a campo!

A pesquisa de campo e a observação como principais ferramentas do Diagnóstico Empresarial

Não adianta, as respostas estão aonde as coisas acontecem! E isso serve para os grandes executivos, gerentes de produtos, consultores de projetos, analistas de marketing, profissionais de inovação, supervisores de vendas, empreendedores e todo e qualquer interessado no sucesso de uma operação, não apenas para o pessoal da ponta.

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Desapego Criativo – Update

Desapego Criativo – Cultivando o essencial

Há cerca de um ano, discutimos sobre o Desapego Criativo, uma abordagem que salientava a importância de desconstruirmos conceitos, para fazermos novas conexões e formar melhores (e mais adequadas) opiniões. Entendemos, também, que devemos fazer uma Dieta de Informação, selecionando o que é realmente importante dentro da enxurrada de informações que recebemos todos os dias e falamos sobre a necessidade de dizer não para a maioria das inúmeras tentações, oportunidades “únicas” e propostas “irrecusáveis”, que recebemos com frequência.

O assunto tem sido constantemente abordado nas teorias sobre produtividade e ganha cada vez mais espaço nas palestras, livrarias e sites especializados, devido a sua grande urgência, por isso, precisamos reforçar esse tema.

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Reuniões (Im)produtivas

O velho hábito de juntar pessoas e não resolver absolutamente nada

As reuniões empresariais são práticas comuns em praticamente todas as organizações. Os integrantes de uma ou várias equipes se reúnem para falar de resultados, tomar decisões, compreender a evolução de um projeto ou, simplesmente, comunicar alguma nova diretriz.

Elas parecem ser inofensivas, aliás, são vistas por muitos como uma demostração de organização e produtividade. Mas, na prática, será que todas são essenciais?

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Planejamento Estratégico e Execução

Transformando ideias em realidade

Sempre gostei muito de estratégia, definir os planos de uma grande empresa sempre foi um dos meus desejos. Estímulos não faltaram, a literatura sobre o tema é vasta, o assunto está sempre presente na grade curricular dos cursos e é visto como uma das atividades mais sofisticadas das empresas.

Quando tenho alguma ideia de projeto ou ação, quero logo colocar no papel e definir todas as estratégias, não vejo a hora de apresentar o plano para que as pessoas possam me dar feedbacks.

Realmente é uma atividade estimulante, mas ela só serve mesmo quando as coisas acontecem de verdade. Projetos que não saem do papel não valem muita coisa e isso fica cada dia mais evidente para mim.

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Plano de Ação e a Teoria do Incentivo – Parte 1

Plano de Ação – Revertendo cenários inesperados

Resultados abaixo do esperado, mudança nas regras dos negócios, inovações tecnológicas, falta de crédito no mercado, novos concorrentes, esses são apenas alguns dos muitos exemplos que temos para que alertas sejam acionados por toda a empresa.

A partir daí, se faz necessário um esforço extra para reversão de cenários com perspectivas ruins ou, ainda, para aproveitar novas oportunidades. Essa investida emergencial é conhecida como Plano de Ação.

Antes de começar, precisamos entender um ponto crucial: o ideal é que planos emergenciais não sejam necessários.

Segundo Idalberto Chiavenato, o planejamento da ação empresarial trata-se de “um modelo teórico para ação futura“, ou seja, o planejamento evitaria uma conduta reativa das empresas – que agem apenas quando os problemas surgem – e resultaria em um comportamento pró ativo que antecipa as barreiras e eventuais desvios.

O professor americano Randy Pausch alerta que “as empresas têm que se preparar para mudanças drásticas nos mercados ou no ambiente para garantir que os negócios continuem, mesmo quando tudo dá errado“.

Para ganharmos eficiência, precisamos estar preparados para vários futuros alternativos, tendo um Plano de Contingência para cada um desses caminhos. O Plano de Ação surge quando não conseguimos prever alguma mudança ou barreira.

Diagnóstico e Estratégia

Chega, então, a hora de agir! Precisamos criar um plano de curto prazo, desbravando um ambiente que não esperávamos e cujo resultado causará grande impacto na organização.

A primeira coisa a se ter em mente é que devemos atacar a causa, não os sintomas, mas isso não é tão fácil quanto parece. Os autores de Freakonomics, Steven Levitt e Stephen Dubner, fazem esse alerta:

…a maioria de nós, quando tenta equacionar um problema, acaba se voltando para a causa mais próxima e óbvia. Se o seu filho de três anos estiver choramingando e o mais velho, de cinco, estiver de pé ao lado com um sorriso diabólico e um martelo na mão, você estará bem perto da verdade se concluir que o martelo teve alguma coisa a ver com a choradeira.

Mas os grandes problemas enfrentados pela sociedade são mais complicados. Suas causas fundamentais muitas vezes não são tão próximas, óbvias ou palatáveis. Assim, em vez de atacar as causas essenciais, muitas vezes gastamos fortunas cuidando dos sintomas, para depois reclamar da persistência do problema”.

Ter um método para identificar as causas de um problema vai lhe dar mais agilidade para elaborar seu plano, no post Método Analítico Científico temos uma sugestão.

Para criação das estratégias, você precisa entender as características do seu negócio e definir metas transparentes, a participação das pessoas-chave nas operações de diagnóstico e elaboração desse plano costuma ser uma estratégia acertada.

Ação

Conhecendo o problema e os objetivos, é hora de determinar quais serão os próximos passos do plano. Eu sempre utilizo os “To Dos” (aquelas caixinhas em branco esperando para serem “ticadas” são um incentivo irresistível à minha produtividade).

Esses Itens de Ação têm dois grandes objetivos: o primeiro é o direcionamento, saber o que, quando, com quem e aonde concluir cada etapa e a outra é dividir um “problemão” em diversos “probleminhas“.

A produtividade e motivação dos envolvidos é aumentada quando vemos que as etapas estão sendo superadas e o próximo item da lista é absolutamente exequível.

Os Itens de Ação são os componentes mais importantes de projetos – o oxigênio para mantê-los vivos. Sem itens de ação, não há ação nem resultado. O que acontecerá com qualquer ideia depende dos itens de ação que são capturados e depois completados por você ou delegados a outra pessoa. Itens de Ação são referenciados e tratados como sagrados em qualquer projeto

Scott Belsky

Lembre-se que um plano escrito vale menos que a tinta e o papel utilizados, se não for colocado em prática. A capacidade de execução é a peça fundamental para o sucesso de qualquer estratégia e depende muito mais da Ação do que do Plano.

Eficiência

Estamos falando de um plano emergencial, portanto, a agilidade e o realismo são fatores críticos para o sucesso dessa empreitada. A simplificação de todo o processo é essencial para seu êxito, elimine tudo o que for desnecessário, inclusive metas exageradas

Nesse ponto, é importante que todos sejam realistas e não criem objetivos inflados pelo otimismo, ego ou falta de visão. Mantenha o foco na causa raiz de seu problema e evite qualquer desvio.

Incentivo

Uma das etapas críticas do plano é entender quais Incentivos farão sua equipe dedicar esforços extras para que seu Plano de Ação tenha sucesso. Devido a complexidade do tema, essa etapa terá um post exclusivo na próxima semana.

Gestão

Você vai precisar medir e monitorar a execução de seu plano, entender o detalhe em todos os níveis. A criação de trigger points pode lhe ajudar nessa tarefa, trata-se de programar o início de algumas ações para quando alguma métrica chegar ao número determinado.

Pode ser o início de um Plano de Contingência, a redução da produção, a divulgação dos resultados ou até a reinicialização de todo o processo de planejamento.

O importante é criar ferramentas para garantir a gestão de performance e execução. Assim, você consegue aumentar o potencial de entrega por meio de ajustes de processos e re-orientação da equipe.

Para finalizar

Resumindo, para que seu Plano de Ação seja efetivo em resolver um problema que não pôde ser previsto:

  • Ataque a causa, não os sintomas.
  • Determine responsabilidades, prazos e metas.
  • Garanta a execução de todas as etapas do plano.
  • Elimine tudo que for desnecessário.
  • Recompense as boas performances.
  • Monitore toda a ação.
  • Faça os ajustes necessários.

 

Referências: Administração – Teoria, Processo e Prática, Idalberto Chiavenato, 2014. O Livro dos Negócios, diversos autores, 2014. A Ideia é Boa e Agora? Scott Belsky, 2011. Pense como um Freak, Steven Levitt e Stephen Dubner, 2014. Teoria Geral da Administração, Antonio Maximiniano, 2012. Execução, Larry Bossidy e Ram Charam, 2002

Superficialidade

Existe um lado bom nas tendências atuais de superficialidade?

A grande disponibilidade de informações nos dias de hoje mudou a nossa maneira de obter conhecimento , criou um senso de urgência, principalmente nos mais jovens, que levam a praticidade muito a sério.

Essas mudanças ficam muito evidentes na literatura, antigamente, para um livro ser considerado bom, deveria ter muitas páginas. Se o autor não fosse capaz de escrever um vasto conteúdo sobre o tema, que prendesse nossa atenção por várias e várias semanas, não seria merecedor de ser referência sobre aquele assunto. Na universidade também tínhamos esse exemplo, a regra para um bom TCC era “falar muito sobre pouco“. Ou seja, escolher um tema simples, sem muitas variáveis e consolidar toda informação possível sobre ele. As pesquisas da escola significavam longas jornadas na biblioteca.

Essa profundidade funciona muito bem em algumas ocasiões, pesquisadores, por exemplo, não podem navegar na superfície de um tema, devem mergulhar e explorar todo conteúdo possível.

Mas, e nós? No cotidiano, estamos cada vez mais superficiais, buscando informações ágeis e resumidas. Surgem os TED Books, livros feitos para serem lidos de uma só vez, os trabalhos de conclusão de curso começam a apontar para prática, como a construção de projetos ou Business Plan, e o que é ainda mais impactante: a biblioteca inteira foi parar no seu bolso. A forma como consumimos informação muda a cada dia, estamos nos adaptando às tecnologias e a cenários competitivos, onde a agilidade tem seu valor aumentado.

Esses novos hábitos são constantemente atacados por entusiastas da especialidade, que alegam estarmos perdendo oportunidades de um conhecimento mais profundo das coisas. Isso pode ser um problema para alguns, dependendo de seus interesses, mas não podemos generalizar e considerar que é um comportamento a ser combatido. Se bem administrado, essa nova tendência tem seus benefícios.

Hermann Ebbinghaus, um influente pesquisador do século XIX, mostrou através de pesquisas, que “esquecemos dois terços do que aprendemos nas últimas 24 horas”, além disso, alegou que, em geral, ocorre uma perda rápida de recordação na primeira hora de estudo. Isso nos mostra que passar horas e horas estudando pode não ter efeitos muito mais “profundos” de conhecimento, já que a capacidade de memorização humana tem seus limites, não podemos saber muito de muito. Aproveitar o máximo da atenção do cérebro, apenas com o conteúdo mais relevante, pode ser uma grande vantagem para as informações disponíveis de formas didáticas e que vão direto ao ponto.

Um aspecto importante que já discutimos em outro post diz respeito ao psicólogo Serge Moscovici, que aborda como “senso comum” uma versão simplificada do conhecimento humano: “A tradução de conceitos intrincados para uma linguagem mais acessível e mais fácil de ser transmitida não é problemática, porque o objetivo não é desenvolver conhecimento, mas estar a par dele”. Seus estudos nos mostram que, de maneira geral, as pessoas adquirem apenas o conhecimento essencial, para serem capazes de construir um raciocínio e participar ativamente desse “circuito coletivo”. Nesse caso, a intenção é saber um pouco de tudo e não muito de pouco.

Meu argumento favorito para essa discussão é o desenvolvimento da capacidade cognitiva do ser humano ao longo dos anos. Existem fortes indícios de que o tamanho médio do cérebro do homo-sapiens diminuiu desde a era dos caçadores-coletores. Quem aborda essa teoria de forma brilhante é Yuval Noah Harari em seu livro Uma Breve História da Humanidade. Ele aponta que o ambiente daquela época exigiu que os homens tivessem habilidades mentais sofisticadas, como fazer mapas mentais de seu território, ter informações sobre o padrão de crescimento das plantas, conhecer hábitos de cada animal, os benefícios e malefícios dos alimentos, conhecer o progresso das estações do ano e seus efeitos, estudar cada aspecto do seu habitat, saber fabricar instrumentos, fazer roupas, preparar armadilhas, cuidar dos feridos, defender seu território e muitas outras capacidades que eram aprendidas ao longo de suas vidas.

Com o início da agricultura e indústria, cada indivíduo passou a ter sua função, se aprofundando e se especializando na sua profissão, enquanto outras pessoas faziam o restante do trabalho. “A coletividade humana conhece, hoje, muito mais do que bandos antigos. Mas, no nível individual, os antigos caçadores-coletores foram o povo mais conhecedor e habilidoso da história

Vejam que conhecer um pouco de muito pode trazer grandes vantagens para os indivíduos, tanto quanto a especialidade. O objetivo desse post não é defender a superficialidade, mas alertar que ela não é a grande vilã que tem sido considerada. Cada realidade demanda um comportamento diferente, não podemos rotular o certo ou o errado, apenas conhecer as possibilidades e buscar nosso melhor.

Referência: O Livro da Psicologia, Diversos autores, 2012. Uma Breve História da Humanidade, Yuval Noah Harari, 2012.

Desapego Criativo

Quatro motivos para acreditarmos que desaprender pode ser tão poderoso quanto aprender.

A importância do conhecimento sempre foi assunto presente em nossas vidas, afinal, é assim que adotamos referências para nossa criatividade, modelos para nossa tomada de decisão e conceitos para construção de nossos argumentos.

Eu, particularmente, sempre gostei muito de estudar e isso me proporcionou um bom estoque de informações que me ajudam em muitas ocasiões. Porém, houve uma lição que me fez enxergar como realmente deveria aproveitar o conhecimento adquirido: A arte de aprender depende, muitas vezes, da sua capacidade de desaprender, isto é, manter-se disponível para adquirir qualquer conhecimento como se ele fosse novo, desafiando conceitos enraizados e quebrando paradigmas.

Em um mundo que não para de mudar e onde a informação se torna cada vez mais abundante, a capacidade de desconstruir conceitos torna-se essencial, pois dessa forma:

  • Estará livre para renovar suas ideias e ideais. Para isso, você precisa primeiro admitir sua ignorância, ou seja, abdicar de qualquer conceito que tenha adquirido sobre algum tema. Se considerar que domina algum assunto, sua capacidade de absorver novos insights ficará extremamente limitada. Sócrates dizia que a presunção de saber é o maior obstáculo do conhecimento, você pode bloquear novas informações ao adotar uma postura dessas, daí se extrai a importância de saber que não se sabe.
  • Questionará melhorias para o mundo. Ao adotar uma postura questionadora, abrindo mão daquilo que lhes foi empurrado como verdade absoluta, os homens conseguiram revolucionar sociedades e organizações, livrando-as de exploradores. No século XIX, Henry Thoreau escreveu um ensaio chamado Desobediência Civil, em que propôs ao povo que era dever do indivíduo pensar, questionar e protestar contra as leis injustas dos governos, alegando que aceitar passivamente essas leis dava-lhes fundamento, foi o que pessoas como Mahatma Gandhi e Martin Luther King fizeram.
  • Estará atento às novas oportunidades. Manter padrões de comportamento, aprendidos com a própria experiência, pode nos fazer perder boas oportunidades. Tim Brown cita em seu livro, Design Thinking, o exemplo de Chuck House, um jovem trabalhador da HP que, por não ter apoio, fugiu das normas sociais e corporativas de sua época e desenvolveu em segredo um produto que, entre outras coisas, tornou possível a transmissão da chegada do homem à Lua. Após o grande sucesso comercial de seu experimento, Chuck House foi promovido a diretor de engenharia pelo próprio David Packard, que proibiu a interdição de qualquer pesquisa futura e ainda lhe concedeu uma “Medalha por Desacato”.
  • Enxergará. O excesso de confiança pode lhe cegar, Jim Collins propôs uma situação paradoxal em seu livro, Como as Gigantes Caem, alegando que o sucesso é o maior catalisador do fracasso, isso porque grandes executivos, após grandes acertos e muito conhecimento adquirido, acabam por ter uma postura arrogante perante novos desafios, dificultando a compreensão de eventuais problemas. Essa sensação de invencibilidade foi percebida pelos gregos, em 500 a.C., que a descreviam como “hubris” – uma forma de orgulho que perde contato com a realidade – e leva à “nêmesis” – uma punição fatal ou queda.

Adotar o Desapego Criativo não é das tarefas mais simples, muitas vezes percebi tardiamente que havia defendido alguns argumentos me baseando em conceitos adquiridos em situações completamente distintas, que poderiam servir como referência, mas nunca como base para minhas opiniões. Então, ao construir seus argumentos, faça como os cientistas, considere viáveis apenas teorias que podem ser contestadas.

A conclusão parece óbvia, somos eternos aprendizes, então, desaprenda e reaprenda, não existe ideia imortal ou conceito imutável. Quando estiver no caminho de seu sucesso, lembre-se do processo de caminhar, que consiste em perder e retomar o equilíbrio repetidas vezes.

Referências: Como as Gigantes Caem, Jim Collins, 2010. Design Thinking, Tim Brown, 2010. O Livro dos Negócios, Diversos Autores, 2013. O Livro da Economia, Diversos Autores, 2012. Antologia ilustrada de FIlosofia, Ubaldo Nicola, 2005