Arquivo da categoria: Produtividade

Insights essenciais sobre produtividade, adquiridos por meio da experiência do dia a dia e relacionados com as teorias mais modernas sobre o tema. Confira!

Execução na Era Pós-Digital – Regras Simples

Diminuindo a distância entre estratégia e execução

Já discutimos que na Era Pós-Digital, a única constante é a mudança. Vivemos em um cenário de extrema complexidade e incertezas sobre o futuro, o que resulta em três sintomas: (1) nossa capacidade de planejamento se tornou limitada, (2) reagir a mudanças é insuficiente se quisermos garantir nosso espaço e (3) as Teorias de Administração ou estratégias tradicionais oferecem soluções incompletas para nos adaptarmos aos desafios de hoje.

Por isso, pesquisei um pouco sobre as soluções que algumas pessoas e empresas estão encontrando para garantir a execução exitosa de seus projetos e como podemos nos adaptar mais rápido. Esse e os três próximos posts trarão o que encontrei ao pesquisar e refletir sobre Execução na Era Pós-Digital.

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Excelência e Memes

O que excelência tem a ver com memes?

Recentemente tive uma discussão com alguns colegas sobre como garantir que uma empreitada comercial seja conduzida com excelência e, logo no início da conversa, percebemos que o assunto é muito mais complexo do que parece.

O primeiro desafio foi contextualizar o tema. Teria, a excelência, relação com processos azeitados que garantem qualidade operacional? Talvez com gestão financeira eficiente para construção de resultados sustentáveis ou, ainda, com algum método de vendas infalível?

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Diagnóstico Empresarial – Vá a campo!

A pesquisa de campo e a observação como principais ferramentas do Diagnóstico Empresarial

Não adianta, as respostas estão aonde as coisas acontecem! E isso serve para os grandes executivos, gerentes de produtos, consultores de projetos, analistas de marketing, profissionais de inovação, supervisores de vendas, empreendedores e todo e qualquer interessado no sucesso de uma operação, não apenas para o pessoal da ponta.

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Desapego Criativo – Update

Desapego Criativo – Cultivando o essencial

Há cerca de um ano, discutimos sobre o Desapego Criativo, uma abordagem que salientava a importância de desconstruirmos conceitos, para fazermos novas conexões e formar melhores (e mais adequadas) opiniões. Entendemos, também, que devemos fazer uma Dieta de Informação, selecionando o que é realmente importante dentro da enxurrada de informações que recebemos todos os dias e falamos sobre a necessidade de dizer não para a maioria das inúmeras tentações, oportunidades “únicas” e propostas “irrecusáveis”, que recebemos com frequência.

O assunto tem sido constantemente abordado nas teorias sobre produtividade e ganha cada vez mais espaço nas palestras, livrarias e sites especializados, devido a sua grande urgência, por isso, precisamos reforçar esse tema.

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Reuniões (Im)produtivas

O velho hábito de juntar pessoas e não resolver absolutamente nada

As reuniões empresariais são práticas comuns em praticamente todas as organizações. Os integrantes de uma ou várias equipes se reúnem para falar de resultados, tomar decisões, compreender a evolução de um projeto ou, simplesmente, comunicar alguma nova diretriz.

Elas parecem ser inofensivas, aliás, são vistas por muitos como uma demostração de organização e produtividade. Mas, na prática, será que todas são essenciais?

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Planejamento Estratégico e Execução

Transformando ideias em realidade

Sempre gostei muito de estratégia, definir os planos de uma grande empresa sempre foi um dos meus desejos. Estímulos não faltaram, a literatura sobre o tema é vasta, o assunto está sempre presente na grade curricular dos cursos e é visto como uma das atividades mais sofisticadas das empresas.

Quando tenho alguma ideia de projeto ou ação, quero logo colocar no papel e definir todas as estratégias, não vejo a hora de apresentar o plano para que as pessoas possam me dar feedbacks.

Realmente é uma atividade estimulante, mas ela só serve mesmo quando as coisas acontecem de verdade. Projetos que não saem do papel não valem muita coisa e isso fica cada dia mais evidente para mim.

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Plano de Ação e a Teoria do Incentivo – Parte 1

Plano de Ação – Revertendo cenários inesperados

Resultados abaixo do esperado, mudança nas regras dos negócios, inovações tecnológicas, falta de crédito no mercado, novos concorrentes, esses são apenas alguns dos muitos exemplos que temos para que alertas sejam acionados por toda a empresa.

A partir daí, se faz necessário um esforço extra para reversão de cenários com perspectivas ruins ou, ainda, para aproveitar novas oportunidades. Essa investida emergencial é conhecida como Plano de Ação.

Antes de começar, precisamos entender um ponto crucial: o ideal é que planos emergenciais não sejam necessários.

Segundo Idalberto Chiavenato, o planejamento da ação empresarial trata-se de “um modelo teórico para ação futura“, ou seja, o planejamento evitaria uma conduta reativa das empresas – que agem apenas quando os problemas surgem – e resultaria em um comportamento pró ativo que antecipa as barreiras e eventuais desvios.

O professor americano Randy Pausch alerta que “as empresas têm que se preparar para mudanças drásticas nos mercados ou no ambiente para garantir que os negócios continuem, mesmo quando tudo dá errado“.

Para ganharmos eficiência, precisamos estar preparados para vários futuros alternativos, tendo um Plano de Contingência para cada um desses caminhos. O Plano de Ação surge quando não conseguimos prever alguma mudança ou barreira.

Diagnóstico e Estratégia

Chega, então, a hora de agir! Precisamos criar um plano de curto prazo, desbravando um ambiente que não esperávamos e cujo resultado causará grande impacto na organização.

A primeira coisa a se ter em mente é que devemos atacar a causa, não os sintomas, mas isso não é tão fácil quanto parece. Os autores de Freakonomics, Steven Levitt e Stephen Dubner, fazem esse alerta:

…a maioria de nós, quando tenta equacionar um problema, acaba se voltando para a causa mais próxima e óbvia. Se o seu filho de três anos estiver choramingando e o mais velho, de cinco, estiver de pé ao lado com um sorriso diabólico e um martelo na mão, você estará bem perto da verdade se concluir que o martelo teve alguma coisa a ver com a choradeira.

Mas os grandes problemas enfrentados pela sociedade são mais complicados. Suas causas fundamentais muitas vezes não são tão próximas, óbvias ou palatáveis. Assim, em vez de atacar as causas essenciais, muitas vezes gastamos fortunas cuidando dos sintomas, para depois reclamar da persistência do problema”.

Ter um método para identificar as causas de um problema vai lhe dar mais agilidade para elaborar seu plano, no post Método Analítico Científico temos uma sugestão.

Para criação das estratégias, você precisa entender as características do seu negócio e definir metas transparentes, a participação das pessoas-chave nas operações de diagnóstico e elaboração desse plano costuma ser uma estratégia acertada.

Ação

Conhecendo o problema e os objetivos, é hora de determinar quais serão os próximos passos do plano. Eu sempre utilizo os “To Dos” (aquelas caixinhas em branco esperando para serem “ticadas” são um incentivo irresistível à minha produtividade).

Esses Itens de Ação têm dois grandes objetivos: o primeiro é o direcionamento, saber o que, quando, com quem e aonde concluir cada etapa e a outra é dividir um “problemão” em diversos “probleminhas“.

A produtividade e motivação dos envolvidos é aumentada quando vemos que as etapas estão sendo superadas e o próximo item da lista é absolutamente exequível.

Os Itens de Ação são os componentes mais importantes de projetos – o oxigênio para mantê-los vivos. Sem itens de ação, não há ação nem resultado. O que acontecerá com qualquer ideia depende dos itens de ação que são capturados e depois completados por você ou delegados a outra pessoa. Itens de Ação são referenciados e tratados como sagrados em qualquer projeto

Scott Belsky

Lembre-se que um plano escrito vale menos que a tinta e o papel utilizados, se não for colocado em prática. A capacidade de execução é a peça fundamental para o sucesso de qualquer estratégia e depende muito mais da Ação do que do Plano.

Eficiência

Estamos falando de um plano emergencial, portanto, a agilidade e o realismo são fatores críticos para o sucesso dessa empreitada. A simplificação de todo o processo é essencial para seu êxito, elimine tudo o que for desnecessário, inclusive metas exageradas

Nesse ponto, é importante que todos sejam realistas e não criem objetivos inflados pelo otimismo, ego ou falta de visão. Mantenha o foco na causa raiz de seu problema e evite qualquer desvio.

Incentivo

Uma das etapas críticas do plano é entender quais Incentivos farão sua equipe dedicar esforços extras para que seu Plano de Ação tenha sucesso. Devido a complexidade do tema, essa etapa terá um post exclusivo na próxima semana.

Gestão

Você vai precisar medir e monitorar a execução de seu plano, entender o detalhe em todos os níveis. A criação de trigger points pode lhe ajudar nessa tarefa, trata-se de programar o início de algumas ações para quando alguma métrica chegar ao número determinado.

Pode ser o início de um Plano de Contingência, a redução da produção, a divulgação dos resultados ou até a reinicialização de todo o processo de planejamento.

O importante é criar ferramentas para garantir a gestão de performance e execução. Assim, você consegue aumentar o potencial de entrega por meio de ajustes de processos e re-orientação da equipe.

Para finalizar

Resumindo, para que seu Plano de Ação seja efetivo em resolver um problema que não pôde ser previsto:

  • Ataque a causa, não os sintomas.
  • Determine responsabilidades, prazos e metas.
  • Garanta a execução de todas as etapas do plano.
  • Elimine tudo que for desnecessário.
  • Recompense as boas performances.
  • Monitore toda a ação.
  • Faça os ajustes necessários.

 

Referências: Administração – Teoria, Processo e Prática, Idalberto Chiavenato, 2014. O Livro dos Negócios, diversos autores, 2014. A Ideia é Boa e Agora? Scott Belsky, 2011. Pense como um Freak, Steven Levitt e Stephen Dubner, 2014. Teoria Geral da Administração, Antonio Maximiniano, 2012. Execução, Larry Bossidy e Ram Charam, 2002