Reuniões (Im)produtivas

O velho hábito de juntar pessoas e não resolver absolutamente nada

As reuniões empresariais são práticas comuns em praticamente todas as organizações. Os integrantes de uma ou várias equipes se reúnem para falar de resultados, tomar decisões, compreender a evolução de um projeto ou, simplesmente, comunicar alguma nova diretriz.

Elas parecem ser inofensivas, aliás, são vistas por muitos como uma demostração de organização e produtividade. Mas, na prática, será que todas são essenciais?

Se na segunda-feira de manhã você conferir sua agenda e perceber que durante a semana terá reuniões na maior parte do seu tempo, de maneira geral, alguma coisa está errada.

Existem grandes chances de você estar com um excesso daquilo que Josh Kaufman chama de “Custo Improdutivo de Comunicação – proporção de tempo que se passa se comunicando com os membros da sua equipe em vez de realizar um trabalho produtivo”.

O primeiro passo para ganhar produtividade, portanto, é avaliar o que você vai deixar de produzir para estar em determinada reunião. Se o custo exceder o ganho, a melhor coisa a fazer, quando for possível, é solicitar um resumo após a reunião e manter a produtividade naquele tempo.

A grande questão é que as reuniões geralmente têm um custo alto demais, muita energia e tempo são desperdiçados em algo que poderia ser resolvido com algumas ligações, troca de email ou uma simples conversa de corredor.

Para piorar, o alto custo não se concentra apenas durante a reunião, o planejamento, o deslocamento, o tempo extra gasto com conversas e o famoso cafezinho pós-reunião também custam muito caro.

A improdutividade desses encontros também é influenciada por um fator comportamental, o desejo de pertencer a um grupo é uma emoção poderosa:

“Queremos ser aceitos e ser parte de um grupo, o que explica por que as pessoas talvez deixem suas ideias de lado, fiquem quietas em reuniões e concordem com a cabeça mesmo quando estão discordando.” 

Essa deterioração da “eficiência mental” foi proposta pelo psicólogo Irving Janis em 1972 e é conhecida como “pensamento de grupo“.

Esse comportamento é ainda mais evidente quando as reuniões são conduzidas pela variável do medo ou repressão. Tal atitude por parte dos líderes acaba desestimulando ainda mais a contribuição e, consequentemente, gera uma grande tendência de que aquele encontro tenha total irrelevância para os objetivos da empresa.

Dos perigos do “pensamento em grupo“, desinteresse dos participantes e falta de foco do grupo é que surgiu a frase “um camelo é como um cavalo com o design feito por um comitê

Para ajudar na identificação de reuniões improdutivas, Michael Sutcliffe, propôs 8 evidências:

  1. A decisão invisível: Ninguém sabe como nem quando as decisões são tomadas e não há transparência no processo decisório.
  2. Assuntos pendentes: Tarefas demais são iniciadas, mas muito poucas são concluídas.
  3. Paralisia de coordenação: Nada pode ser feito sem a aprovação de uma série de unidades interconectadas.
  4. Nada de novo: Não há ideias radicais, invenções ou pensamento lateral – uma falta geral de iniciativa.
  5. Pseudoproblemas: Pequenos problemas são exageradamente engrandecidos.
  6. Centro Conflituoso: O centro luta por sistematização e controle contra unidades locais/regionais.
  7. Prazos negativos: Os prazos passam a ser mais importantes do que a qualidade do trabalho realizado.
  8. Domínios de Input: As pessoas reagem a comandos ao invés de agirem por iniciativa própria.

Se você observar que esses sintomas estão aparecendo com frequência, é melhor rever a necessidade de encontros e as suas estratégias de comunicação.

Quando agendo reuniões com minhas equipes, procuro aproveitar aquele raro momento de ter todos reunidos para ganhar competitividade. Seja com algum reconhecimento público, brainstorming, técnicas para gerar ideias ou simplesmente um debate para buscarmos novas oportunidades.

O meu papel nessas ocasiões é estimular a contribuição de todos, assim, conseguimos sair com to dos“, prazos e responsáveis bem definidos. Recomendo também que, ao final, seja feito um reforço de todos os pontos abordados, para garantir a fixação e entendimento de todos. Além disso, envio um email no dia seguinte com a pauta e os direcionamentos que foram combinados.

Claro que existem muitas outras técnicas. Mark Zuckerberg, por exemplo, tem o hábito de solicitar a pauta de qualquer reunião que seja convidado e responder todos os questionamentos previamente, para que a reunião sirva apenas para acertar alguns pontos e bater o martelo.

Muitas vezes, reuniões podem ser concluídas em apenas alguns minutos, serem muito produtivas e ainda contar com o engajamento dos participantes. Scott Belsky sugere algumas práticas:

  • Não se reúna só porque é segunda feira – Reuniões rotineiras, apenas para atualizações, podem ser muito caras se não gerarem nenhum tipo de insumo ou ação.
  • Termine com uma revisão das ações registradas – Revisar os itens de tudo o que foi discutido na reunião, realmente traz resultados.
  • Questione reuniões que não conduzem a ações – Se uma reunião terminar e ninguém tiver absorvido alguma nova tarefa, a prática deve ser revista (só não marque outra reunião para fazer essa revisão).
  • Realize reuniões em pé – A prática ainda é pouco utilizada, mas faz que o encontro seja mais ágil e gere mais insumos.
  • Não convoque reuniões por causa da sua insegurança – Alguns líderes não conseguem acompanhar o que seus subordinados estão fazendo e pedem reunião para ficar a par da situação. O que pode até ser confortável, mas gera um custo desnecessário, tal problema poderia ser resolvido de outras formas.
  • Não se prenda a números redondos – Como os sistemas de reserva de salas e agendas, geralmente, são de meia em meia hora, dificilmente uma reunião é marcada para acontecer em apenas dez minutos, o que acaba gerando dispersão, se os objetivos da reunião podem ser alcançados antes do prazo.
  • Sempre use o itens de ação ou outra coisa, como medida – Se o número de tarefas ou “to dos” originados na reunião forem escassos, talvez, o encontro não precisasse acontecer.

Portanto, preste bastante atenção nas reuniões que você planeja ou é convidado. A produtividade é um item valioso demais para ser negligenciado.

Referências: A Ideia é Boa e Agora?, Scott Belsky, 2010. O Manual do CEO, Josh Kaufman, 2010. O Livro dos Negócios, diversos autores, 2014. Bel Pesce, Podcast CBN de 01/10/2015.

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado.